Чтобы упростить обмен документами, транспортные компании начинают использовать ЭДО.
Основные документы в электронном транспортном документообороте
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной. ЭТрН подтверждает факт перевозки груза на автомобиле и отражает затраты на логистические операции. Оформлять транспортную накладную необходимо, если грузоотправитель и грузополучатель не занимаются доставкой груза самостоятельно, а пользуются услугами перевозчика.
Электронная транспортная накладная состоит из нескольких разделов — титулов. Обязательные титулы включают следующую информацию:
- Титул 1: сведения о сторонах перевозки, условиях договора, информация о водителе, грузе и сопроводительных бумагах.
- Титул 2: данные о состоянии груза во время его приёма к перевозке.
- Титул 3: сведения о состоянии груза при его приёмке от перевозчика.
- Титул 4: информация о передаче груза грузополучателю.
Электронный путевой лист (ЭПЛ) необходим для контроля за работой водителя и транспортного средства. Путевой лист используется при каждой пассажирской и грузовой перевозке. На его основании бухгалтер списывает затраты на использование техники и рассчитывает зарплату сотрудников.
Заказ (заявка) дополняет и подтверждает договор грузоперевозки. В заявке сокращённо указывают всю информацию о доставке груза: сведения о маршруте, транспортном средстве и самом грузе.
В общем виде обмен электронными перевозочными документами выглядит так:
- Участник создаёт документ в сервисе от оператора ИС ЭПД и подписывает титул.
- Оператор проверяет документ, передаёт его в базу ГИС ЭПД и отправляет контрагентам.
- ГИС ЭПД сравнивает полученные данные с информацией, которые отправили в базу другие участники документооборота.
- Участники поочерёдно подписывают свои титулы в сервисе от оператора ИС ЭПД.
Что нужно для перехода на электронный документооборот в грузоперевозках
- У всех участников документооборота должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она необходима для подписания ЭПД.
- Для создания, заполнения и отправки электронных перевозочных документов контрагентам нужно подключиться к оператору ИС ЭПД. Например, воспользоваться сервисом «1С-ЭПД» от АО «Калуга Астрал».
Преимущества использования электронных перевозочных документов
Во-первых, это значительно ускоряет процесс обмена документами, так как электронные документы можно легко и быстро отправить контрагенту.
Во-вторых, электронные документы более надёжны, так как они хранятся на защищённых серверах, и потому их нельзя потерять или повредить.
В-третьих, доступ к электронным документам можно получить в любое время, что упрощает процесс управления перевозками.
И наконец, использование электронных документов снижает расходы на печать и доставку документов, благодаря чему издержки транспортной компании в целом становятся меньше.
Как использовать электронный документооборот для обмена транспортными накладными
Детали обмена ЭТрН зависят от того, какую систему электронного документооборота подключил пользователь, а также от настроек этой системы. Например, так выглядит работа с электронной транспортной накладной в «1С-ЭПД»:
- Грузоотправитель открывает раздел «Продажи», переходит в «Электронные перевозочные документы» и создаёт ЭТрН. Пользователю нужно заполнить титул 1: указать номер заказа-заявки, наименование груза, Ф. И. О. водителя и другие данные. После грузоотправитель подписывает титул 1 с помощью УКЭП и отправляет документ перевозчику.
- Перевозчик заходит в раздел «Текущие дела ЭДО» и проверяет полученные данные. Для подтверждения того, что груз принят к перевозке, пользователь заполняет и подписывает титул 2 с помощью УКЭП. Перевозчик отправляет титул 2 грузополучателю и грузоотправителю.
- После перевозчик генерирует QR-код с данными ЭТрН для водителя. Если сотрудники ГИБДД остановят транспорт в дороге, водитель сможет предъявить им накладную даже без доступа к интернету.
- Грузополучатель открывает раздел «Текущие дела ЭДО» при приёмке груза и проверяет документ. Пользователь заполняет титул 3: вносит информацию о принятом товаре. Грузополучатель подписывает титул 3 с помощью УКЭП и отправляет его перевозчику.
- Перевозчик просматривает раздел «Текущие дела ЭДО» и проверяет документ от грузополучателя. Чтобы подтвердить разгрузку, перевозчику нужно заполнить и подписать титул 4 с помощью УКЭП. Теперь перевозка считается завершённой.
Важно! Вместе с ЭТрН контрагенты обязаны использовать товарную накладную ТОРГ-12. Товарную накладную подписывают только грузоотправитель и грузополучатель. Заполнить ТОРГ-12 и отправить её партнёру можно с помощью обычной системы ЭДО, например, сервиса «Доки».
Отправляйте электронные перевозочные документы в сервисе 1С-ЭПД
1С-ЭПД
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами. Для нетиповых конфигураций есть Проектное решение «1С-ЭПД»
