Путевой лист – это важный инструмент контроля и учета работы автомобиля и его водителя. Он выполняет множество функций и отражает ключевые аспекты работы транспортного средства и водителя. В путевом листе фиксируется техническое состояние автомобиля, расход топлива, пройденный путь, маршрут поездки и время работы водителя.
Зачем нужен путевой лист?
- Основа для начисления зарплаты – это фактически отработанное водителем время, которое учитывается при расчете заработной платы.
- Учет расходов на транспорт подтверждает затраты на топливо, ремонт, обслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.
- Контроль за движением транспорта отслеживает маршрут автомобиля, подтверждает его техническую исправность (прохождение техосмотра) и правомерность управления (наличие водительских прав и прохождение медосмотра).
- Компенсация за использование личного транспорта обосновывает выплаты сотрудникам, которые используют свои автомобили в служебных целях.
Кто должен оформлять путевой лист?
- Компании всех форм собственности;
- Индивидуальные предприниматели;
- Водители такси (включая самозанятых).
Важно помнить, отсутствие или неправильное оформление путевого листа грозит штрафами как для водителя, так и для компании.
Как оформить путевой лист в 2024 году
Обязательной формы бланка не существует. Компания может разработать свой шаблон, включив в него всю необходимую информацию. В качестве основы часто используются типовые формы, утвержденные Госкомстатом.
Допускается электронный формат. Переход на электронные путевые листы является добровольным и должен быть закреплен в учетной политике компании.
Для индивидуальных предпринимателей действуют те же правила, что и для организаций, с небольшими отличиями в заполнении реквизитов. Выбор формы путевого листа зависит от вида транспорта:
- Легковой автомобиль — типовая форма № 3
- Такси — типовая форма № 4
- Грузоперевозки — типовые формы № 4-С или № 4-П
- Автобус— типовая форма № 6.
Дополнительная информация:
Скачать бланк путевого листа грузового можно по ссылке.
Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля можно по ссылке.
Кто и как заполняет путевой лист
Оформление путевого листа является обязанностью компании или индивидуального предпринимателя, который владеет автомобилем и использует его для перевозки грузов, пассажиров, багажа или предоставляет его в аренду с экипажем. С сентября 2023 года к этому списку добавились самозанятые водители такси. В путевом листе обязательно должны быть указаны следующие данные:
- Срок действия: дата, в течение которой используется документ.
- Информация о компании / ИП: полное наименование, ОГРН / ОГРНИП, адрес и номер телефона.
- Данные автомобиля: тип, марка, модель и государственный номер.
- Сведения о водителе: ФИО и СНИЛС (обязателен с сентября 2023).
- Тип перевозки: коммерческая, для собственных нужд, работа спецтранспорта.
- Вид сообщения: городское, пригородное или междугороднее.
- Компания или ИП вправе выбирать формат путевого листа: бумажный или электронный. Этот выбор фиксируется в учетной политике.
Как правильно заполнить путевой лист
Заполнение путевого листа – важный этап, требующий внимания к деталям. Рассмотрим основные шаги:
- Номер и дата. Хоть эти реквизиты не являются обязательными, нумерация упрощает учет, а дата составления важна для подтверждения расходов на топливо и зарплату водителя.
- Срок действия. Укажите дату поездки или период, если путевой лист оформляется на несколько дней.
- Информация о компании / ИП. Впишите полное наименование, адрес, телефон и ОГРН / ОГРНИП.
- Данные автомобиля. Укажите тип, марку, модель, госномер машины и прицепа (при наличии).
- Сведения о водителе. Заполните ФИО, данные водительского удостоверения, СНИЛС, а также дату, время и результаты предрейсового и послерейсового медосмотров.
- Информация о перевозке. Укажите вид сообщения (городское, пригородное, междугороднее) и тип перевозки (коммерческая, для собственных нужд, спецтранспорт).
Заполнять путевой лист можно как на компьютере, так и от руки. Для оформления путевого листа в электронном виде, воспользуйтесь сервисом 1С-ЭПД.
Хранение путевых листов и ответственность
Согласно требованиям Росархива, путевой лист должен храниться в течение 5 лет. Если в компании отсутствуют другие документы, подтверждающие наличие вредных или опасных условий труда для сотрудников, этот срок может быть увеличен до 50 лет.
Важно помнить, что отсутствие путевого листа или ошибки в его оформлении могут привести к штрафам для водителя, компании и руководителя. Поэтому к оформлению и хранению путевых листов следует относиться с должной ответственностью.
Штрафы и особенности оформления путевых листов
Отсутствие путевого листа может обернуться штрафом в размере 500 рублей для водителя. Однако, если подобное нарушение зафиксировано впервые, инспектор ГИБДД имеет право ограничиться предупреждением. Отсутствие отметок о прохождении обязательных медицинских и технических осмотров в путевых листах влечет за собой штрафные санкции. Размер штрафа зависит от контролирующего органа и статуса нарушителя:
ГИБДД и транспортный надзор:
- Водитель: 3 000 рублей
- Должностное лицо: 5 000 рублей
- Организация: 30 000 рублей
Роструд (отсутствие отметок о предрейсовом медосмотре):
- Должностное лицо / ИП: 15 000 - 25 000 рублей
- Организация: 110 000 - 130 000 рублей
Росздравнадзор (отсутствие отметок о медосмотре):
- Должностное лицо: 2 000 - 3 000 рублей
- Организация / ИП: 30 000 - 50 000 рублей
Неправильное оформление путевого листа также может повлечь за собой штрафные санкции. Будьте внимательны и соблюдайте правила, чтобы избежать неприятных последствий. Правильное оформление путевых листов – это не просто формальность, а важный аспект работы с автотранспортом.
Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов: косвенные риски
Прямой ответственности за отсутствие путевых листов в Налоговом кодексе РФ не предусмотрено. Однако, отсутствие этих документов может вызвать вопросы у налоговых органов и повлечь за собой косвенные риски.
- Доказательство расходов на ГСМ. Путевые листы служат одним из основных документов, подтверждающих расходы на топливо. Их отсутствие может привести к отказу в признании этих расходов и доначислению налога на прибыль.
- Учет рабочего времени водителей. Путевые листы помогают контролировать рабочее время водителей и рассчитывать заработную плату. Отсутствие этих документов может вызвать вопросы о правильности начисления зарплаты и уплаты страховых взносов.
- Подтверждение реальности хозяйственных операций. Путевые листы являются доказательством факта перевозки грузов или пассажиров. Их отсутствие может поставить под сомнение реальность хозяйственных операций и привести к доначислению налогов.
Несколько фактов о путевых листах
- Путевой лист может быть оформлен на несколько дней, если указать даты начала и окончания поездки.
- Для оформления путевого листа в командировке необходимо получить бланк у работодателя, заполнить его с указанием всех обязательных реквизитов, проставить даты и время начала и окончания поездки, а также получить подпись водителя.
Отправляйте электронные перевозочные документы в сервисах
от ГК «Астрал»
1С-ЭПД
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
Платформа ЭПД
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с цифровыми документами. Оно позволяет обмениваться ЭПД между участниками перевозки и передавать их в ГИС, а также вести документооборот с контрагентами без перехода в сторонние сервисы.
