Электронный заказ-наряд – это документ, подтверждающий заключение договора на выполнение работ или оказание услуг между заказчиком и исполнителем. Он содержит информацию о перечне работ, сроках их выполнения, стоимости, а также требованиях к качеству и безопасности. Оформляется в виде электронного документа, который подписывается электронной подписью обеих сторон. Использование позволяет упростить процесс оформления заказа, сократить время на его обработку и обеспечивает контроль за выполнением работ в режиме реального времени.
Заказ-наряд в грузоперевозках: функции
Используется для оформления договора между грузоотправителем и перевозчиком на выполнение перевозки груза. Он содержит информацию о грузе, маршруте перевозки, условиях перевозки и оплате, а также подтверждает согласие сторон на выполнение перевозки. Заказ-наряд является основанием для оплаты услуг перевозчика и может использоваться в качестве доказательства в случае возникновения споров.
Он оформляется в двух случаях:
- если груз сопровождается представителем грузовладельца;
- если в отношении груза не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей.
То есть и в том, и в другом случае транспортная компания предоставляет автомобиль на погрузку и не занимается учётом перевозимого груза. Следует помнить, что заказ-наряд не подходит для поэтапных сделок, а предмет договора нельзя выполнить частично.
По умолчанию заполняется и фрахтователем (заказчиком перевозки), и фрахтовщиком (перевозчиком). Но если груз перевозится для личных или семейных нужд, то заказ-наряд может быть полностью составлен фрахтовщиком (транспортной компанией).
Форма бланка
При оформлении заказ-нарядов бланки могут быть нескольких типов. Для каждого их них предусмотрена соответствующая форма, утверждённая Министерством финансов России. Несмотря на то что эти формы были утверждены давно, их можно использовать и в настоящее время. Для печати бланков заказ-наряда используется специальная бумага. У каждого есть уникальный идентификационный номер.
Например, если нужно оформить заказ на ремонт бытовой техники и электроприборов, или на обслуживание и ремонт автомобилей, на изготовление мебели или другую подобную услугу, используется форма БО-1. В ней три части: непосредственно заказ-наряд с указаниями по заданию; бланк с информацией, которая передаётся бухгалтеру; бланк с гарантийным талоном — квитанцией, которую получают заказчики.
Другие типы бланков используются в следующих случаях:
- БО-2 — при оформлении заказа на ремонт обуви;
- БО-3 — если услуги связаны с изготовлением фотографий, прокатом и ремонтными работами, для которых не нужны материалы;
- БО-4 — при заказе на пошив или ремонт трикотажной одежды;
- БО-5 — если нужно создать заказ-наряд на услуги химчисток и т.д.
Если необходимо оформить заказ-наряд на предоставление транспортного средства, используется специальная форма, которая одновременно служит договором фрахтования.
Если необходимо оформить заказ-наряд на предоставление транспортного средства, используется специальная форма, которая одновременно служит договором фрахтования.
Образец заказ-наряда на выполнение работ:
Правила заполнения электронного заказа-наряда
При заполнении электронного заказа-наряда необходимо учитывать следующие правила:
- Информация о заказчике и исполнителе должна быть полной и точной.
- Перечень работ должен быть четким и понятным, с указанием необходимых деталей.
- Сроки выполнения работ должны быть реалистичными и согласованными с заказчиком.
- Стоимость работ должна быть указана с учетом всех налогов и сборов.
- Требования к качеству и безопасности работ должны соответствовать действующим стандартам и нормам.
- Электронный заказ-наряд должен быть подписан электронной подписью обеих сторон для подтверждения его действительности.
Оператор ЭДО проверяет:
соответствие установленному XML-формату, уникальность идентификатора, действительность УКЭП, которой подписан документ.
При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа.
ГИС ЭПД также проверяет документ и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаружены расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа.
На этом этапе ГИС присваивает документу уникальный идентификатор — УИД, который отражается в системе оператора ЭПД. Затем оператор ЭДО направляет документ фрахтовщику.
В случае если фрахтовщик не согласен с какими-либо сведениями, он направляет фрахтователю уведомление об уточнении, где указывает, какую именно информацию нужно исправить. Уведомление об уточнении подписывается УКЭП фрахтовщика. Этот документ не передаётся в ГИС ЭПД. Фрахтователь в этом случае должен создать новый файл обмена и начать документооборот сначала.
Если фрахтовщик со всем согласен, он формирует извещение о получении, подписывает его своей УКЭП и направляет фрахтователю.
Когда фрахтовщик предоставляет автомобили для перевозки, фрахтователь заполняет следующий файл обмена, подписывает своей УКЭП и направляет фрахтовщику.
После завершения перевозки фрахтовщик создаёт последний файл обмена — по факту возврата транспорта. После передачи документа фрахтователю и в ГИС ЭПД документооборот завершается.
Отправляйте электронные перевозочные документы в сервисах от ГК «Астрал»
1С-ЭПД
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
Платформа ЭПД
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с цифровыми документами. Оно позволяет обмениваться ЭПД между участниками перевозки и передавать их в ГИС, а также вести документооборот с контрагентами без перехода в сторонние сервисы.
