Электронная транспортная накладная (ЭТРН)

Ускорьте обмен логистическими документами и сократите затраты на их оформление

Выгода для каждого участника процесса

Грузоотправителю

Экономьте на бумаге и расходниках для печати

Контролируйте перевозку по статусам документов

Упростите проверки со стороны Госорганов: ФНС может запросить данные по перевозке в ГИС ЭПД

Грузоперевозчику

Получайте оплату за перевозку ~ на 20 дней быстрее

Экономьте от 100 до 700 ₽ на каждой отправке оригиналов документов грузоотправителю

Работайте с крупными заказчиками, которые уже переходят на ЭПД

Грузополучателю

Оставляйте комментарии по принятому грузу

Изменяйте адрес доставки в процессе перевозки

Попробуйте уже сейчас!

Мы сделали онлайн-тренажер, который поможет
разобраться в программе 1С-ЭПД

Попробовать

ЭТрН включает 9 титулов:
4 обязательных и 5 опциональных

Этап	Номер титула	Кто подписывает	Какие сведения включает
Обязательные титулы транспортной накладной
Погрузка	1	Грузоотправитель	О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах
Погрузка	2	Перевозчик	О состоянии груза на его приёме к перевозке
Выгрузка	3	Грузополучатель	О приёме товара от перевозчика, состоянии груза
Выгрузка	4	Перевозчик	О сдаче груза получателю
Опциональные титулы транспортной накладной
Фиксация стоимости	5	Перевозчик	О финальной стоимости перевозки
Фиксация стоимости	6	Грузоотправитель
Указание о переадресации	7	Грузоотправитель	О возврате груза грузоотправителю
Переадресация	8	Перевозчик	Об изменении грузополучателя либо его адреса
Эстафета	9	Перевозчик	О смене водителя или транспортного средства

Сценарии транспортных перевозок

FAQ

Что такое ЭТРН (электронная транспортная накладная)

ЭТРН(электронная транспортная накладная) — это электронный документ, который заменяет бумажную транспортную накладную и используется для оформления грузоперевозок. Она содержит всю необходимую информацию о грузе, маршруте, отправителе, получателе и перевозчике, а также подтверждает факт оказания транспортных услуг.

ЭТРН выполняет следующие функции:

Фиксирует условия перевозки: В накладной указываются данные о грузе, маршруте, стоимости перевозки и ответственности сторон.
Подтверждает факт перевозки: ЭТРН служит доказательством того, что груз был доставлен из пункта отправления в пункт назначения.
Упрощает документооборот: Электронный формат позволяет быстро обмениваться документами между участниками перевозки и сокращает время на оформление.
Повышает прозрачность: Все участники перевозки имеют доступ к актуальной информации о статусе груза.
Уменьшает количество ошибок: Электронный формат исключает возможность потери или повреждения документа, а также снижает риск ошибок при заполнении.

Начало работы с электронными накладным: необходимые условия

Для обеспечения полноценного электронного документооборота при грузоперевозках участникам процесса необходимо выполнение следующих условий:

Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Это обязательное условие для взаимодействия с государственной информационной системой.
Наличие электронной подписи. Каждый этап документооборота предполагает подписание электронных перевозочных документов (ЭПД) участниками процесса с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Использование сервиса ЭДО. Он необходим для обмена с контрагентами неформализованными документами, такими как счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД) и другая первичная документация.

Этапы внедрения электронных перевозочных документов:

Приобретение УКЭП для сотрудников, ответственных за отгрузку и приемку грузов.
Подключение к оператору ИС ЭПД. Компания "Калуга Астрал" стала одним из первых аккредитованных операторов ИС ЭПД, успешно пройдя тестирование Минтранса. Пользователям программных продуктов 1С доступно подключение к сервису 1С-ЭПД, а пользователи других информационных систем могут использовать API для интеграции.
Заключение соглашений об обмене электронными документами. Необходимо заключить два соглашения: первое – между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем, второе – между транспортной компанией и водителем.
Проверка наличия необходимой техники. Водители должны быть оснащены смартфонами или планшетами для демонстрации QR-кода инспектору ГИБДД, а на складах должны быть компьютеры с доступом к программе оператора ИС ЭПД.
Подключение к ГИС ЭПД. В сфере автомобильных грузоперевозок ключевой системой является ГИС ЭПД, подключение к которой осуществляется через оператора ИС ЭПД.

Какие документы заменяет ЭТРН

ЭТРН предназначена для упрощения документооборота в сфере грузоперевозок и заменяет собой несколько традиционных бумажных документов:

Транспортная накладная (ТН): основной документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза.
Товарно-транспортная накладная (ТТН): документ, содержащий информацию о грузе и сопровождающий его на всем пути следования.
Сопроводительная ведомость: документ, содержащий информацию о грузе, который перевозится автомобильным транспортом.

Процесс формирования и подписания ЭТРН онлайн

Электронная транспортная накладная (ЭТРН) может быть создана и обработана в любой учетной системе. Подписанная электронной подписью, ЭТРН приобретает юридическую силу и может быть передана в ФНС и другие контролирующие органы.

Этапы работы с ЭТРН онлайн:

Создание и подписание грузоотправителем: ЭТРН формируется в специальном сервисе или внутри учетной системы и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) грузоотправителя.
Приемка груза водителем и перевозчиком: Документ поступает в мобильное приложение водителя и подписывается простой электронной подписью (ПЭП) водителя и УКЭП перевозчика.
Передача груза перевозчиком: При сдаче груза в пункте назначения формируется документ, содержащий ПЭП водителя и УКЭП перевозчика.
Подтверждение приемки груза грузополучателем: Документ, подтверждающий приемку товара, подписывается ПЭП принимающего сотрудника и УКЭП грузополучателя.

Когда ЭТРН станет обязательной

На данный момент (ноябрь 2023 года) ЭТРН не является обязательной для всех участников грузоперевозок. Однако, существует тенденция к постепенному переходу на электронный документооборот в транспортной отрасли, и внедрение ЭТРН активно поддерживается государством.

Вот несколько ключевых моментов, касающихся обязательности ЭТРН:

Эксперимент по внедрению ЭТРН: С 1 сентября 2022 года по 31 августа 2023 года проводился эксперимент по использованию ЭТРН при перевозках зерна. В рамках эксперимента участники рынка могли добровольно применять электронные накладные.
Отсутствие четких сроков: На данный момент не установлены конкретные сроки, когда ЭТРН станет обязательной для всех видов грузов и участников рынка.
Развитие законодательной базы: государство активно работает над совершенствованием законодательства в области электронного документооборота, что создает основу для будущего перехода на обязательное использование электронных трудовых книжек.

Схемы работы с ЭТРН: установленный порядок

Транспортная накладная используется для сопровождения коммерческих грузоперевозок автомобильным транспортом. Исключение составляют случаи перевозки грузов собственным транспортом компании.

Порядок подписания электронной транспортной накладной (ЭТРН) определен Постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931 и настройками сервиса, который используется участниками грузоперевозки для оформления ЭТРН.

Стандартный алгоритм работы с ЭТРН:

Создание и подписание грузоотправителем: Грузоотправитель формирует ЭТРН в учетной системе или веб-интерфейсе и подписывает свой раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП)
Подтверждение приемки груза водителем: Водитель использует планшет или смартфон для входа в сервис и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
Подписание перевозчиком: Перевозчик подписывает электронную накладную своей КЭП
Приемка груза грузополучателем: Грузополучатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
Подтверждение передачи груза водителем: Водитель подтверждает передачу груза с помощью ПЭП.
Завершение документооборота перевозчиком: Менеджер транспортной компании подписывает раздел перевозчика КЭП, завершая процесс документооборота.
Передача данных в ГИС ЭПД: Провайдер передает каждый подписанный раздел и файл КЭП в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Доступ к ЭТРН: Участники перевозки могут просматривать и скачивать из сервиса провайдера оригиналы подписанных ими ЭТРН, а также печатные формы документов.

Оформление транспортной накладной при самовывозе: устоявшаяся практика

В настоящее время распространена практика, когда покупатели, забирающие груз самовывозом на собственном транспорте, не оформляют транспортную накладную. Это объясняется тем, что в данной ситуации отсутствует сторонняя организация, предоставляющая услугу транспортировки. Подтверждение расходов на транспорт и перевозку осуществляется с помощью путевых листов, зарплатных ведомостей и другой внутренней документации. Обязанность по оформлению транспортных накладных обычно возлагается на организацию, которая заказывает перевозку груза, то есть на грузоотправителя.

Бумажная копия или QR-код

Водитель имеет право предъявить инспекторам ГИБДД и Ространснадзора электронную транспортную накладную (ЭТРН) как в бумажном виде, так и в формате QR-кода.

Проверка ЭТРН:

Сотрудники ГИБДД и Ространснадзора могут использовать служебные планшеты для проверки ЭТРН.
Также возможна проверка ЭТРН через ГИС ЭПД по государственному номеру транспортного средства и номеру водительского удостоверения.

Видимость ЭТРН для ГИБДД

Доступность информации о ЭТРН для ГИБДД связана с этапами перевозки и подписанием соответствующих разделов документа:

После подписания грузоотправителем и перевозчиком своих разделов на этапе погрузки, ГИБДД получает доступ к ЭТРН, связанной с конкретным транспортным средством и водителем.
После подписания грузополучателем и перевозчиком разделов на этапе выгрузки, ЭТРН становится недоступной для ГИБДД в связке с транспортным средством и водителем.
В случае частичной приемки или отказа от приемки груза, ЭТРН снова становится видимой для ГИБДД после оформления перевозчиком раздела переадресации.

Как нескольким участникам перевозки подписать ЭТрН

Каждый участник логистической цепочки должен подключить сервис ЭПД. Документооборот в такой системе отличается от обычного ЭДО: обмен перевозочными документами происходит между партнерами последовательно. При этом каждый участник подписывает только свои файлы обмена (титулы). Пока что роуминга между операторами нет, поэтому все участники должны быть подключены к одному оператору

Как подтвердить передачу и приёмку товара

После формирования Титула 2 в ЭТрН (погрузка товара перевозчиком), водитель едет к грузополучателю и выгружает товар. При приёмке грузополучатель формирует Титул 3 (приёмка) и направляет его перевозчику. После получения Титула 3 перевозчик формирует Титул 4 (разгрузка)

Что делать с ЭТрН, если покупатель предъявил поставщику рекламацию

С помощью ЭПД можно вернуть поставщику товары ненадлежащего качества. Чтобы частично принять партию или отказаться от приёмки, нужно заполнить в ЭТрН Титул 7, который изменяет адрес доставки груза

Можно ли прикреплять к ЭТрН сопроводительные документы

Прикрепление дополнительных форм не разрешено правилами обмена. Но в разделе «Сведения о сопроводительных документах» можно указать реквизиты этих бумаг

Какой транспорт можно добавить в ЭТрН

Сейчас ЭТрН используется только для перевозок груза автотранспортом

Что делать, если грузоотправитель допустил ошибку в ЭТрН

Грузоотправитель формирует Титул 1, в котором содержатся все основные сведения о перевозке, поэтому этот раздел нужно заполнять очень внимательно. Если поставщик допустил ошибку в Титуле 1, возможно несколько сценариев:

если титул ещё не подписан, просто отредактируйте данные;
если титул подписан и ошибка содержится не в ключевом поле, сформируйте исправленный титул и подпишите его;
если титул подписан и ошибка допущена в ключевом поле, сформируйте новый документ. Сведения о старой электронной накладной сохранятся в ГИС ЭПД

Можно ли вносить корректировки в ЭТрН после подписания? Какие данные можно изменять?

Да, можно. Участники перевозки могут исправить ЭТрН по своему желанию или по требованию оператора ГИС ЭПД. Если корректировка происходит по инициативе оператора, внести правки в накладную нужно в течение пяти дней. Помните, что в ЭТрН есть поля, которые нельзя менять. Они перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@

Каким образом водитель несёт ответственность за грузы, если он не подписывает электронную накладную

ЭТрН никак не регулирует ответственность водителя за груз

Что делать, если до начала перевозки нужно внести в ЭТрН данные о весе груза, а взвешивание товара происходит после завершения перевозки

Согласно приложению № 1 к приказу ФНС № ЕД-7-26/1065@, массу брутто груза необходимо указывать при оформлении ЭТрН. Вносить данные о массе после перевозки недопустимо. Однако информацию об изменении объёмно-весовых характеристик можно отразить в оговорках и замечаниях в Титуле 2. Этот формат будет доработан, сроки доработки пока не определены