Преимущества
Экономия времени на выпуске каждого путевого листа ~20 минут
100% точность аналитики: ошибки ручного ввода при переносе данных с бумаги в учетную систему исключены
Сокращение затрат на бумагу, принтеры, расходники
Сокращение до 0 трудозатрат на перенос бумажных документов в архив
Избавление от бумажного архива: документы не теряются
Этапы внедрения ЭПЛ
2023 года
2023 года
год
Проектное решение для работы с ЭПЛ
Создавайте путевые листы в проектном решении
Или загружайте из другой учетной системы
Работайте с документами с комфортом
Просматривайте и изменяйте путевой лист, без перехода в документ
Ищите документы быстро
В сервисе есть удобный поиск по статусам
Подписывайте одной кнопкой
В сервисе реализовано массовое подписание путевых листов
Плюсы использования электронных путевых листов
Мобильное приложение водителя и механика работы
Водитель сразу видит, на какой машине он сегодня поедет
Нет необходимости идти к диспетчеру, можно сразу пройти медосмотр
Водитель и механик могут вносить показания одометра, информацию об остатке ГСМ, заправках, кругорейсах
Водитель получает QR-код для предъявления при проверке на дороге
Механик подписывает путевые листы с помощью Госключ прямо со своего смартфона
Как оформить путевой лист электронно
Электронный путевой лист подписывается ответственными лицами (ниже) с помощью УКЭП или УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг
Электронный путевой: этапы работы
- Компания-перевозчик формирует электронный путевой лист, заполняя необходимые поля документа.
- Медработник проводит предрейсовый осмотр водителя и отмечает это в ЭПЛ.
- Механик проверяет техническое состояние автомобиля, заполняет соответствующие поля и подтверждает прохождение предрейсового осмотра транспортного средства.
- Записываются показания одометра.
- Уполномоченный сотрудник (логист, бухгалтер и т.д.) подписывает ЭПЛ и отправляет его через оператора электронного документооборота (ЭДО) в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
- ГИС ЭПД проверяет корректность и полноту данных в ЭПЛ, присваивает ему уникальный идентификатор и сообщает номер грузоперевозчику.
- После окончания рейса механик фиксирует новые показания одометра.
- При перевозке пассажиров или опасных грузов медработник проводит послерейсовый медосмотр водителя и отмечает это в ЭПЛ.
- Перевозчик отправляет закрытый ЭПЛ в ГИС ЭПД через оператора ЭДО.
- В течение всего рейса электронный путевой лист находится в мобильном приложении у водителя и доступен даже при отсутствии интернета.
- При проверке на дороге водителю достаточно показать QR-код или визуальный образ документа, по которым сотрудник ГИБДД получит необходимую информацию о путевом листе.
Образцы путевых листов
FAQ
Какие сведения указываются в электронном путевом листе?
1. Сведения о собственнике-юрлице или ИП
- полное наименование (раньше не нужно было полное, но требовалась организационно-правовая форма), для ИП – ФИО
- адрес в пределах местонахождения, для ИП – адрес регистрации по месту жительства
- номер телефона
- ОГРН
2. Показания одометра (полные километры пробега)
Раньше их указывали на момент выезда автомобиля с парковки, предназначенной для стоянки по возвращении из рейса и окончании рабочего дня или смены водителя, а также при заезде ТС на парковку по окончании рабочего дня или смены водителя.
Теперь дополнительно указываются показания одометра на момент приёма-сдачи ТС следующему водителю по окончании смены предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно ТС)
3. Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя
В них необходимо указывать наименование медицинской организации, а также серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров
4. Информация о видах перевозки
Установлены следующие варианты формулировок:
- коммерческие перевозки:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа
- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем)
- перевозка пассажиров и багажа по заказу
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси
- организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования
- перевозки для собственных нужд
- передвижение и работа специальных транспортных средств
5. Сведения о виде сообщения
Для этого поля установлены значения «городское», «пригородное», «междугородное»
Кто подписывает путевой лист в электронном виде?
Обязательный электронный путевой лист подписывается ответственными лицами (ниже) с помощью УКЭП или УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг.
Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи (назначенного решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя):
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится)
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится)
- лица, уполномоченного на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП)
Состав электронного путевого листа
ЭПЛ состоит из 6 титулов (файлов обмена информации):
- (Т1) файл обмена информации об обстоятельствах и особенностях рейса
- (Т2) файл обмена информации о результате предсменного, предрейсового медицинского осмотра
- (Т3) файл обмена информации о результате предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства и выпуске транспортного средства на линию
- (Т4) файл обмена информации о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места) / при приеме транспортного средства от другого водителя
- (Т5) файл обмена информации о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку (парковочное место) / при сдаче транспортного средства другому водителю
- (Т6) файл обмена информации о результате послесменного, послерейсового медицинского осмотра
Перед выездом из гаража оформляются 4 титула:
- Особенности перевозки (Т1). Оформляется владельцем транспортного средства
- Медосмотр предрейсовый (Т2). Оформляется на каждого водителя медработником
- Техосмотр (Т3). Оформляется лицом, ответственным за выпуск транспорта на линию (например, механиком)
- Показания одометра предрейсовые (Т4). Оформляется лицом, уполномоченным за снятие показаний (например, механиком)
Только после того, как они все оформлены и подписаны, оператор ИС ЭПД передает их в ГИС ЭПД
После заезда в гараж оформляются титулы
- Показания одометра послерейсовые (Т5). Это делается для того, чтобы на основании показателей «до» и «после» рассчитать километраж и списать затраты
- При пассажирской перевозке дополнительно оформляется послерейсовый медосмотр на каждого водителя (Т6)
Как предъявить электронный путевой лист при проверке на дороге
С 1 сентября 2022 года сотрудники Госавтоинспекции начали проверять документы на дороге и в электронном виде. Дублирование в бумажном формате при этом не требуется, т.к. уже запущена ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов
Способы предъявления водителем документов:
- QR-код
- Бумажные экземпляры документов
Что делать, если у водителя нет телефона или интернета
Если у водителя нет возможности предъявить QR-код, то он может предъявить бумажные экземпляры документов, если на руках нет никаких документов, то инспектор ГИБДД может сам на посту запросить информацию из ГИС ЭПД по номеру автомобиля.
QR-код можно сформировать в 1С и отправить любым удобным способом
Путевой лист: онлайн-заполнение
Сведения | Что нужно указать |
|---|---|
Дата формирования ЭПЛ |
Ставится текущая дата выпуска машины в рейс |
Признак начала рейса |
Может быть выезд с парковки или приём транспортного средства |
Вид перевозки |
Коммерческая перевозка; Перевозка для собственных нужд; Передвижение и работа специальных транспортных средств |
При коммерческой перевозке выставляется тип |
В зависимости от того, заполняется электронный путевой лист легкового автомобиля или электронный путевой лист грузового автомобиля:
|
При перевозке грузов |
Место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки |
Вид транспортного сообщения |
Городское; Пригородное; Междугородное |
Грузоотправители |
Не обязательное (опционально) |
Оформитель |
Юридическое лицо или ИП |
Статус |
Собственник транспортного средства или арендодатель |
Медосмотр |
Организация оформителя, либо сторонняя организация |
Технический контроль транспорт |
Организация оформителя, либо сторонняя организация |
Внесение показаний одометра |
Организация оформителя, либо сторонняя организация |
Транспортное средство |
Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля, инвентарный номер (опционально), данные по прицепу (опционально) |
Водитель(ли) |
Фамилия, Имя, Отчество (если есть), серия и номер ВУ, дата выдачи ВУ |
Послерейсовый медосмотр |
Обязателен при пассажирской перевозке, в остальных случаях опционально |
Формирование путевого листа |
Один день либо период |
Дата использования |
Один день либо начало и окончание использования |
Что необходимо выполнить для внедрения электронных путевых листов (ЭПЛ)?
- Заключить договор с оператором электронного документооборота (ЭДО). Оператор ЭДО — компания, предоставляющая услуги по обмену электронными документами. Оператор ЭДО должен быть аккредитован в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
- Выпустить электронные подписи (ЭП) для работников, которые будут работать с ЭПЛ. ЭП — аналог собственноручной подписи, который используется для подписания электронных документов. ЭП должна быть выпущена аккредитованным удостоверяющим центром.
- Подготовить устройства для работы с ЭПЛ. Это могут быть компьютеры, планшеты или смартфоны. Устройства должны иметь доступ к интернету и быть оснащены программным обеспечением, которое позволяет работать с ЭПЛ.
Рассмотрим каждый из этих пунктов более подробно.
1. Выбор оператора ЭДО
При выборе оператора ЭДО необходимо учитывать следующие факторы:
- Надежность и безопасность. Оператор ЭДО должен иметь надежную инфраструктуру и обеспечивать безопасность электронных документов.
- Стоимость услуг. Стоимость услуг оператора ЭДО может варьироваться в зависимости от объема документооборота и выбранного тарифного плана.
- Функциональность. Оператор ЭДО должен предоставлять все необходимые функции для работы с ЭПЛ, включая возможность создания, подписания, отправки и хранения ЭПЛ.
2. Выпуск электронных подписей
Электронные подписи для работы с ЭПЛ должны быть выпущены на имя следующих работников:
- Водители. Водители должны подписывать ЭПЛ перед началом и после окончания рейса.
- Медицинские работники. Медицинские работники должны подписывать ЭПЛ после проведения предрейсового медицинского осмотра водителя.
- Механики. Механики должны подписывать ЭПЛ после проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.
3. Подготовка устройств для работы с ЭПЛ
Устройства для работы с ЭПЛ должны быть оснащены следующим программным обеспечением:
- Криптопровайдер. Криптопровайдер — программа, обеспечивающая работу с электронными подписями.
- Программа для работы с ЭПЛ. Существуют различные программы для работы с ЭПЛ, которые предоставляют операторы ЭДО или другие компании.
Внедрение ЭПЛ может потребовать определенных затрат, однако оно может окупиться за счет повышения эффективности работы транспортной компании. ЭПЛ позволяют сократить время на оформление документов, упростить учет и контроль перевозок, а также снизить риск ошибок и штрафов.
Какие предусмотрены штрафы за отсутствие путевого листа
За отсутствие путевого листа предусмотрены штрафы, которые могут быть наложены на перевозчиков и организации. Размер взыскания определяется с учетом того, кто именно является правонарушителем и какая специфика нарушения.
Штрафы для водителей:
- Отсутствие путевого листа: 500 рублей.
- Неправильно оформленный путевой лист: 500 рублей.
Штрафы для должностных лиц:
- Выпуск транспортного средства на линию без путевого листа: от 5 000 до 10 000 рублей.
- Неправильное оформление путевого листа: от 5 000 до 10 000 рублей.
Штрафы для юридических лиц:
- Выпуск транспортного средства на линию без путевого листа: от 30 000 до 100 000 рублей.
- Неправильное оформление путевого листа: от 30 000 до 100 000 рублей.
Кроме того, за отсутствие путевого листа транспортное средство может быть задержано и помещено на штрафстоянку.
Важно отметить, что с 1 марта 2023 года штрафы за отсутствие или неправильное оформление путевого листа могут быть наложены не только на перевозчиков, но и на организации, которые используют транспортные средства для собственных нужд. Это означает, что все компании, которые имеют в своем автопарке транспортные средства, должны обеспечить наличие и правильное оформление путевых листов.
Внедрение электронных путевых листов (ЭПЛ) позволяет избежать штрафов за отсутствие или неправильное оформление путевых листов. ЭПЛ автоматически заполняются и подписываются электронной подписью, что исключает возможность ошибок и нарушений.
Статьи
Хотите узнать о электронных путевых листах подробнее?
Оставьте заявку на обратный звонок
